Otimização da busca por informações, menor ocupação de espaço físico, a definição de fluxos de rotinas operacionais de documentos, além de um maior controle de informações e arquivos. Esses são apenas alguns dos milhares de benefícios da aplicação correta da Tabela de Temporalidade Documental (TTD) em uma empresa.
Em instituições públicas e privadas, as quais geram grandes volumes de documentos, a TTD é uma ferramenta essencial, pois trata-se de um recurso que determina os prazos de existência de um documento, seu tempo de guarda e o que a empresa deverá fazer com ele após o término destes prazos.
O Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), é um órgão criado em 1994 e vinculado ao Arquivo Nacional do Ministério da Justiça, que tem por finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e privados. Portanto, é fundamental que uma TTD leve em consideração as orientações definidas por esse órgão.
O que é a Tabela de Temporalidade Documental?
Grande parte dos documentos das instituições públicas e privadas tem um período de validade predeterminado, conhecido como temporalidade do documento. Por isso, os órgãos administrativos estabeleceram a existência de um instrumento para definição dos prazos de duração e dos procedimentos realizados quanto aos documentos, sendo esse instrumento a Tabela de Temporalidade Documental.
Desse modo, a tabela de temporalidade é uma peça importante para a gestão de documentos, em que são estabelecidos períodos para o descarte de forma racional dos arquivos de cada instituição.
A TTD é viável para quais áreas?
Qualquer área, seja de instituições privadas ou públicas, existe viabilidade para a criação e aplicação de uma tabela de temporalidade documental. O principal requisito para essa viabilidade é justamente o volume dos documentos gerados por essa instituição.
Caso essa organização esteja gerando um volume que comece a causar acúmulos de espaço físico, muitas vezes desnecessário, é extremamente importante a utilização da TTD.
Como criar uma Tabela de Temporalidade Documental?
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